Productivitatea personală – Scop, asumare și drag de viața ta, Madi Radulescu

Productivitatea personală: cum ne găsim scopul, cum ajunge să fim eficienți și unde se pierde productivitatea personală?

Navigăm pe un canal îngust al productivității… Citeam zilele trecute un studiu făcut de o companie specializată în aplicații de monitorizare a activității lucrative și de optimizare a timpilor pentru diferite operațiuni, care ne dă, pe baza răspunsurilor anonime oferite de angajați din diferite domenii, o imagine care poate părea îngrijorătoare: suntem productivi 2 ore și 43 minute într-o zi de muncă! Restul? Ce se întâmplă cu restul timpului? Inițial, rezultatul m-a surprins. Apoi, dând un pas în spate am realizat că sunt foarte multe motive pentru care nu ne menținem productivi și, în același timp, sunt foarte multe soluții de a crește în această arie, mai ales în epoca muncii hibride.

Unde se pierde productivitatea?

O primă întrebare este dacă facem distincția între a fi eficienți, sinonim cu a fi productivi și eficace, un termen mai puțin folosit în limba română, însă prezent în dicționarele de management care ne spun că uneori putem fi foarte eficienți în a face lucrurile “greșite”, adică nu suntem eficace. De aceea, ne confruntăm de multe ori cu situații în care trebuie să o luăm de la capăt, să revizuim direcția inițială pentru că am pornit cu râvnă și elan dar, pe drumul greșit.

Site-ul Timedoctor.com ne oferă și câteva cifre relevante în legătură cu locurile în care se pierde productivitate. De exemplu, cifrele arată că deși regula lui Pareto 80 – 20 este dovedită și susținută științific, foarte puțini dintre noi o urmăm în momentul în care decidem cum să ne folosim timpul: căutăm o aparentă eficiență în defavoarea eficacității și ne concentrăm majoritatea timpului în activități care nu generează neapărat valoare pentru obiectivele cele mai importante pe care le avem. Din ce motiv? Poate fi lipsa de focus sau lipsă de claritate pe un obiectiv important, dar mai puțin bine definit. Poate fi sentimentul că este dificil și încă nu este clar cum dorim să procedăm. Poate este confortul și este tentația de a începe cu lucrurile pe care le stăpânim mai bine sau care par mai simplu de făcut. Uneori, pur și simplu așa se întâmplă, apar și vin către noi tot felul de urgențe pe care nu avem puterea să le declinăm sau care par, în acel moment, de maximă importanță. Totul pe baza unor evaluări subiective sau a felului în care cedăm presiunii de moment.

Munca neîntreruptă crează oboseală, de aceea este recomandat ca la fiecare oră și jumătate să luăm o scurtă pauză măcar pentru a ne dezmorți picioarele sau a lua gură de aer curat. Cifrele arată însă că pauzele, mai ales în momentul în care lucrăm alături de colegi, la birou, se pot prelungi sau se pot repeta deoarece nu toată lumea ia pauză în același timp, ești invitat și e foarte tentant să mergi la o cafea… Întreruperile neplanificate și pauzele, faptul că pierdem timp căutând pe net diverse lucruri, mesaje pe WhatsApp sau cumpărături online adună până la trei ore, în fiecare zi, de timp neproductiv. Practic studiul arată că un angajat este cu adevărat productiv circa 2 ore și 43 de minute în fiecare zi de lucru. Atât de puțin. Dacă urmăriți timpul de ecran pe telefon sau pe tabletă veți constata că o medie relativ obișnuită a unui adult este de peste două ore pe zi. Uneori chiar trei.

Aceleași studii arată că circa 40 la sută dintre oameni nu au făcut niciodată un audit al felului în care își petrec ziua lucrătoare pentru a putea reflecta la ceea ce-i face să piardă timp și energie și să găsească soluții de creștere a productivității.

Aceeași sursă menționează faptul că antreprenorii și managerii pierd peste 40 la sută din timpul lor productiv în care ar putea lua decizii și în care ar putea să se implice în aspecte importante pentru business-ul lor. Dacă ne uităm din celălalt unghi, petrec practic doar o treime din timpul lor concentrându-se cu adevărat pe activități productive legate de firmă sau de departament. Restul sunt întreruperi, decizii care ajung la ei, deși ar putea să fie luate în altă parte în organizație.

Mentalitatea productivă este un tip de gândire care se dezvoltă pe măsură ce înțelegem care sunt lucrurile importante pentru noi și învățăm să alocăm criterii de valoare felului în care ne investim timpul. Nu înseamnă că nu continuăm să avem activități care ne plictisesc, ne obosesc sau pur și simplu nu le plac. Dar, având o mentalitate productivă abordăm genul acesta de activități cu o mult mai mare asumare și detașare, cu acceptarea faptului că ele compun caleidoscopul lucrurilor pe care le avem de făcut și, pe care le inserăm în activitățile noastre zilnice în așa fel încât mai degrabă să ne coloreze ritmul de lucru și să ajute la varietate, decât să ne reducă din energie și din productivitatea pe care o dorim.

Mi-am format, de exemplu, o rutină săptămânală de abordare a anumitor sarcini administrative într-un interval dedicat de două ore, vinerea. Și asta pentru că, sunt pregătită mental pentru a mă concentra asupra acestor lucruri în acel interval de timp și nu le mai resimt ca pe o întrerupere și ca pe o sâcâială zilnică între celelalte lucruri pe care le am de făcut.

Un alt exemplu, o colegă cu care am construit și realizat foarte multe lucruri în cei 11 ani lucrați împreună. La un moment dat, colega mea ne mărturisește că și-a propus să lucreze în fiecare zi două ore dedicate asupra unei activități care genera destul de greu rezultate însă care era foarte importantă pentru noi. Își stabilise un interval de timp între 11:00 și 13:00, când părea că este cel mai potrivit din punctul de vedere al celor cu care urma să interacționeze. A făcut asta foarte riguros timp de aproximativ două luni, proiectându-și calendarul zilnic în jurul acestor două ore și respectând rutina aceasta, cu sfințenie. Nu numai că rezultatele au început să apară dar, s-au dovedit a fi spectaculoase deoarece productivitatea extraordinară venea din faptul că era pregătită psihologic pentru acel interval de lucru și avea capacitatea să lase deoparte orice fel de alte activități și întreruperi și să se concentreze exclusiv pe acest element.

Deci, ce este mentalitatea productivă? Este acea mentalitate pe care ne-o autoeducăm sau în privința căreia ne inspirăm de la oameni pe care îi putem observa că au obiceiuri productive în așa fel încât să-și folosească cel mai bine resursele personale de timp energie și efort.

Oamenii cu mentalitate productivă știu să ia pauze, însă le iau pentru a se re-energiza: beau multă apă, în pauză ies la aer curat și la soare, ascultă o muzică care să le facă plăcere, fac puțină mișcare chiar dacă asta înseamnă doar urcatul sau coborâtul scărilor.

Oameni cu mentalitate productivă nu își propun să facă de toate pentru toți și reușesc asta fără a refuza nepoliticos ci, mai degrabă, negociază cu ceilalți cu care trebuie să se coordoneze, cea mai bună listă de priorități comune, în așa fel încât toată lumea să-și atingă obiectivele.

Și, nu în ultimul rând, oamenii cu mentalitate productivă gândesc optimist și pozitiv.

Astăzi, avem de prelucrat în mod real de cinci, şase ori mai multă informație decât acum 20 de ani. E o cursă cu sinele capacitatea noastră de a rămâne productivi și de a decela între ceea ce este cu adevărat relevant și ceea ce este doar zgomot care ne încarcă și ne fură timp prețios. De aceea, definirea unui scop personal pe termen lung, un scop de la care putem face o planificare înapoi, către ziua de azi, a punctelor importante pe care dorim să le parcurgem în viața noastră, devine un exercițiu de igienă. A ne educa copiii să definească obiectivele lor pe termen lung, scopuri care se inspire și să-i motiveze este o investiție și un bine pe care-l facem pentru a-i ajuta să se mențină productivi și să realizeze ceva cu viața lor, fără a se lăsa furați de un milion de tentații și de întreruperi care vin din toate părțile.

Inteligența artificială și sistemele automatizate de monitorizare a muncii ne vor putea ajuta să învățăm despre felul în care risipim cea mai importantă resursă pe care o avem: timpul. Va interveni atunci dilema eticii în felul în care ne raportăm la măsurarea și monitorizarea oamenilor când muncesc, în contradicție cu ideea de libertate și de flexibilitate și, în contradicție cu așteptarea de a lucra pe bază de încredere, autonomie și responsabilitate.

Ceea ce știm este că decizia asupra înțelegerii felului în care ne utilizăm timpul, energia și ne investim efortul ar trebui să ne aparțină, fără să vină cineva să urmărească fiecare mișcare și fiecare minut pe care îl petrecem, într-un fel sau altul, în fața calculatorului sau a telefonului, monitorizând cât din acest timp este pentru munca pentru care suntem plătiți și cât nu. Însă, acest tip de asumare și încrederea pe care o cere, nu poate avea loc fără educație constantă, încă din copilărie, în legătură cu nevoia de productivitate pentru ca, mai târziu, în viața de adult, să investim timpul și energia noastră acolo unde trebuie, evitând cât putem de mult momentele de burn out și de frustrare –, inerente.