Blog

Managementul echipelor virtuale - cum sa fii in siguranta

By Anca Covaciu

Tagged in Cursuri leadership

Traim si lucram in multe locuri, suntem mobili pentru ca afacerile companiei in care lucram sunt globale sau pentru ca aspiratiile noastre pentru dezvoltare, cunoastere sau cariera ne deschid porti internationale. Nu sunt putine situatiile in care anumite echipe din companii sunt compuse din membri aflati in locatii geografice diferite in tara sau chiar in tari si pe continente diferite. In modul traditional de lucru, managerul si colegii se vad si comunica in fiecare zi si pentru aceasta exista multa literatura, tehnici si metode care te invata cum sa faci asta cu bune rezultate. Poti observa repede schimbarile de dispozitie ale colegilor, lipsa de abilitati, problemele de performanta in cazul membrilor echipei. Ca Manager, poti apela imediat la metode de ajustare proprie sau cu ajutorul altor colegi sau departamente. Insa atunci cand echipa nu este ‘vizibila’ si nici Managerul nu este in ‘campul vizual’ al celorlalti, situatiile pot degenera fara sa se observe si fara ca acesta sa poata reactiona. In lucrul cu echipa virtuala (la distanta) este mai potrivit sa fii proactiv, sa anticipezi, sa previi situatiile nadorite. Iata cateva situatii care pot fi prevenite printr-o buna organizare personala si colaborare cu experti din companie sau din afara. 1. Angajarea unui om nepotrivit pentru rolul de lucru la distanta Nu toti suntem potriviti pentru a lucra singuri si nu alaturi de o echipa cu care putem comunica instant sau fara sa avem aproape managerul care ne poate ajuta frecvent sau care ne poate da indicatii in legatura cu ce avem de facut. Alte situatii pot fi: sa lucram acasa si nu intr-un birou sau sa lucram cu in manager sau colegi care vorbesc alta limba si care au poate alte valori culturale decat noi. Personalitatea si obisnuintele noastre ne pot face potriviti pentru a lucra mai degraba intr-o comunitate tangibila si vizibila decat in conditii de distanta. De aceea un manager trebuie sa isi ia masuri de siguranta inainte de a hotara sa angajeze pe cineva in echipa sa virtuala.  Pentru a preveni acest risc, este bine sa fim atenti inca din timpul procesului de recrutare si selectie pentru post. In colaborare cu departamentul HR managerul poate stabili un plan de interviu cu intrebari specifice care sa valideze potrivirea experientei, motivatiei si personalitatii candidatului cu modul de lucru la distanta. O completare fericita a verificarii acestor aspecte o poate da folosirea Centrului de Evaluare (Assessment Center) calibrat pe competentele necesare postului de lucru la distanta. In timpul acestei activitati candidatul este expus prin exercitii unor situatii practice care se pot gasi in rolul de lucru la distanta. Rezultatul Centrului de Evaluare ajuta foarte mult la luarea deciziei de angajare sau la planificarea unor actiuni pentru prevenirea unor riscuri identificate. De exemplu, daca ‘fotografia’ emotionala a angajatului spune ca are nevoi mai puternice de afiliere la echipa, relationare si comunicare, atunci managerul stiind aceasta din timp, se asigura ca pe parcursul relatiei de munca cu acest angajat, planifica sesiuni si intalniri mai frecvente decat cu altii care nu au aceasta nevoie. Telefonul sau alte canale gen What’s Up/Messenger etc pot ajuta mult Departamentul IT si investitiile in infrastructura de comunicatie sunt critice in aceste situatii de lucru. 2. Performanta scazuta a angajatului Stabilirea de indicatori si obiective de performanta precum si monitorizarea/masurarea lor cu frecventa ridicata pot ajuta foarte mult in mentinerea nivelului de performanta la nivelul dorit. In plus, discutii 1:1 saptamanale despre ‘cum merge treaba’, ‘cu ce pot sa te mai ajut’ etc sau chiar stabilirea unui program de intalniri lunare ‘face to face’ daca bugetul permite ar contribui foarte mult la mentinerea ritmului si calitatii dorite a muncii. In cazul in care totusi performanta scazuta apare, atunci interventia prompta cu discutii/plan de actiuni corectoare tinute din scurt sunt recomandate. Aici colaborarea cu colegii din HR este de dorit. 3. Moral scazut al angajatului din cauza ‘singuratatii’ Toti avem astfel de momente insa cu atat mai mult se poate intampla cuiva care lucreaza preponderent ‘singur’, fara colegi sau chiar integrat intr-o echipa dar de alta limba sau valori etc. In astfel de situatii, managerul ar trebui sa planifice chiar de la inceputul numirii angajatului in rolul la distanta, intalniri ‘face to face’ fizic sau pe video-conferinta sau implicarea planificata a acestuia in activitati de echipa chiar si la distanta. Interactiunea profesionala si sociala nu ar trebui lasata la voia intamplarii ci programata pentru ca aceasta sa se intample efectiv si sa previna alunecarea moralului catre deprimare. Acest simptom daca nu este adresat poate conduce chiar si la plecarea angajatului din organizatie, din propria initiativa, in perspectiva ocuparii unui loc de munca mai 'social'. Departamentul HR este un partener ideal pentru a preveni aparitia acestor situatii. 4. Scaderea influentei managerului asupra angajatului Angajatul, in lipsa unui leadership prezent si consecvent in viata lui, se poate indrepta catre alti poli de influenta distantandu-se astfel de viziunea comuna cu managerul si echipa de baza. Aceasta situatie poate conduce la conflicte profesionale cu managerul si colegii si in mod cert aceasta nu este de dorit. In cazul in care totusi se intampla aceasta, managerul trebuie sa actioneze prompt insa cu finete prin cresterea gradului de prezenta, comunicare concisa si clara asupra directiei si viziunii dorite precum si pentru cresterea motivatiei angajatului de a face parte din echipa initiala. 5. Feed-back insuficient datorat inconsecventei in comunicare In absenta feed-back-ului de aliniere sau apreciere a performantei, angajatul poate gasi moalitati proprii de atingere a rezultatului. Acest mod de lucru independent din partea angajatului este, in general, unul de dorit insa exista si riscul ca acesta sa gaseasca modalitati de lucru in dezacord cu etica in afaceri sau cu valorile companiei. Acordarea mai rara a feed-back-ului poate avea si motive obiective cum ar fi de exemplu faptul ca fusul orar pe orele de lucru al celor doi are diferente mari (unul lucreaza pe un continent in timp ce altul are ore de odihna pe alt continent). Chiar si asa, trebuie gasite modalitati de aliniere astfel incat comunicarea si schimbul de informatii sa aiba loc. In concluzie, managerul care lucreaza cu echipe virtuale trebuie sa fie prezent, consecvent si planificat astfel incat sa aiba o echipa motivata, implicata si performanta.

February 13, 2018

CITESTE MAI MULT

7 aspecte pentru o tranzitie reusita job2job

By Anca Covaciu

Tagged in Cursuri leadership

Este firesc si recomandabil sa te informezi cum au facut altii inaintea ta insa propria ‘reteta’ te duce de fapt catre succesul dorit. Multi dintre noi au trecut prin acest gen de provocari si stim bine ca efortul este de adaptare este mare. Intre bucuria si entuziasmul pe care le simtim atunci cand suntem numiti in noul rol si obtinerea primelor rezultate care conteaza este o cale care trebuie parcursa inteligent, structurat si cat se poate de rapid. Sunt cateva aspecte care ar trebui luate in considerare intr-o prima etapa pentru a reusi. 1. Intelege fisa de post si clarifica responsabilitatile cu managerul  Multe fise de post sunt neclare sau actualizarea lor de catre managerul direct nu tine pasul cu modificarile si dinamica contextului in care se desfasoara postul tau. De aceea este important ca inainte sa incepi efectiv sa lucrezi in noul rol sa citesti si sa intelegi bine ce ai de facut, citind bine fisa de post si clarificand in plus ce asteptari are managerul direct de la tine. De multe ori exista diferente mari intre fisa de post si asteptarile reale. Pune intrebari concrete legate de criterii de performanta, prioritati, obiective. 2. Cunoaste-ti echipa si colegii. Stabileste relatii cat mai curand Colegii care urmeaza sa ‘te primeasca’ in mijlocul lor in noul tau rol sunt foarte importanti pentru integrarea ta cat mai rapida. Ei te pot ‘ingropa’ sau ‘inalta’ in functie de cum deschizi usa relatiei cu ei. Am vazut in practica ambele situatii in cazul unor noi manageri. Au fost ajutati sau respinsi de echipa si de aici tot restul: success sau insucces. Cheia aici este sa le acorzi timp: stai de vorba cu ei pentru a va cunoaste reciproc, intreaba-I despre practica de lucru curenta, invata de la ei, cere-le ajutorul. Nu uita de ocaziile de relationare informala: luati masa impreuna, treci pe la biroul lor dimineata pentru a-i saluta etc. Vei strange relatia cu ei si iti vor fi alaturi ajutandu-te sa reusesti. 3. SMART Networking cu departamentele si oamenii de care depinde succesul tau Sunt multe alte locuri in companie cu oameni de care depinde buna si rapida ta integare in noul context professional. Departamentul HR este unul dintre ele. Stabileste aici o buna relatie mai ales in perioada de integrare. Fii proactiv, contribuie la implementarea activitatilor din planul de integare abordand direct oamenii cu care trebuie sa te intalnesti, propune activitati suplimentare de cunoastere si invatare. Parteneriatul corect cu HR-ul iti va fi de ajutor pe tot parcursul angajarii in acest loc. 4. Cunoaste-ti clientul. Stabileste relatii cat mai curand Clientul, intern sau extern, cu siguranta stie ca in companie a fost angajat sau numit cineva nou pentru a se ocupa de el si asteapta cu nerabdare sa fie abordat, ingrijit, sustinut etc. Ia legatura cat mai curand cu clientii, prezinta-te profesionist si creaza-le siguranta ca sunt pe maini bune. La fel ca si colegii, te pot sustine in eforturile tale de integrare acordandu-ti timp si intelegere pentru perioada de tranzitie. 5. Informeaza-te si invata cat mai mult Foloseste orice oportunitate de a invata despre companie si noul tau rol. Poti invata singur citind (materiale de companie, articole, carti, participand la webinarii, cursuri on-line) sau invatand de la altii (sesiuni 1 la1 cu managerul direct, colegi mai experimentati etc). Un ajutor important il poate constitui Coaching-ul pentru integrare. Pentru roluri mai senioare, compania poate asigura un Coach profesionist pentru o perioada de 6 luni. Acesta te ghideaza in ‘hatisul’ organizational de relatii si responsabilitati, te ajuta sa iti gasesti propriile solutii la provocarile aparute, iti da sentimentul de siguranta si ca nu esti singur in eforturile tale. Chiar si pentru roluri mai mici in organizatie, sunt companii care asigura un ‘learning buddy’ (partener de invatare) adica un coleg cu un job similar insa angajat de mai mult timp in companie si care are si abilitati de comunicare si relationare bine aplicabile pentru integrarea noilor veniti. Poti apela la acest coleg pentru ‘tips & tricks’ pentru viata de organizatie de zi cu zi: de la de exemplu cum sa faci raportul de cheltuieli si pana la pe cine sa apelezi in situatia concreta cu care te confrunti. In cazul in care compania nu are aceste elemente in oferat pentru noii veniti, iti poti alege un Coach privat cu care sa te consulti cu consecventa in perioada de integrare. 6. Acorda-ti ‘privilegiul’ de a gresi. Primeste feed-back. Invata din greseli Greseala este fireasca in orice moment al carierei insa mai ales in perioadele de inceput. Fiind prudent peste masura ca sa eviti greselile te poate arata ca fiind rigid, incet si inefficient. Fii atent insa curajos sa si experimentezi in perioada de inceput. Toti asteapta ca tu sa iti arati valoarea aducand cu tine expertiza din experienta ta. Aceasta insa nu intotdeauna se potriveste noului context insa poti incerca. Daca in acelasi timp dezvolti bune relatii cu colegii si clientii, ei te vor ghida in aplicarea noilor metode in contextul lor specific. Fii deschis sa ii consulti si sa primesti feed-back. Invata din acestea. 7. Bucura-te de realizari. Impartaseste-le cu ceilalti cu naturalete Daca faci cele de mai sus si altele pe care le gandesti tu, bunele rezultate vor veni. Sarbatoreste, comunica cu ceilalti, nu ezita sa multumesti celor care te-au ajutat sa le obtii. Vei continua sa primesti ajutor si engagement daca nu doar muncesti impreuna cu ceilalti dar si daca te bucuri impreuna cu ei! Anca Covaciu, Senior Consultant si Learning Architect anca.covaciu@mmmconsulting.ro  

February 07, 2018

CITESTE MAI MULT

Cum dezvoltam Mindset Strategic in HR

By Anca Covaciu

Tagged in Corporatie

In noul set de cerinte de care profesionistii de HR au nevoie pentru a performa in anii urmatori, conform multor specialisti internationali, prima pe lista este abilitatea de a gandi strategic. Ce inseamna aceasta aplicat domeniului HR? A gandi strategic inseamna, conform ‘Business Dictionary’, sa privesti situatiile in ansamblul lor, sa faci conexiuni intre elemente si sa gasesti o solutie care integreaza concluziile pe care le-ai tras, in interesul pe termen lung al afacerii. Cam asa as traduce eu: ‘The ability to come up with effective plans in line with an organization's objectives within a particular economic situation’. In HR a fi strategic ineamna sa transcendem partea tactica si operationala (salarizare, administrare de beneficii pentru angajati, administrarea programelor de training etc – acestea oricum se automatizeaza din ce in ce mai mult) si sa ne intarim prezenta in aspecte fundamentale pentru business: recrutarea, selectia si retentia angajatilor de valoare in organizatie, management-ul talentelor, planificarea carierelor pentru asigurarea succesiunii manageriale pe termen mediu si lung si gasirea de solutii pentru design-ul organizational care se aliniaza cu strategia afacerii. O sa dau un exemplu din experienta mea de aliniere strategica in HR la tendintele pietei muncii si la nevoia de a asigura forta de munca calificata pe termen lung in companie. In urma cu mai multi ani lucram intr-o companie farmaceutica de inalta inovatie, cu produse sofisticate care aveau nevoie de sprijin inalt calificat pentru a fi promovate in piata, la medici specialisti din domenii terapeutice de varf (ex. Oncologie, Cardiologie, Neurologie). Pentru aceste produse aveam nevoie de Medici in principal sau Farmacisti ca si Reprezentanti Medicali. Piata acestor profesionisti era destul de inchisa, companiile ‘furand’ unele de la altele personalul cu experienta si calificat. Aceasta ne aducea o escaladare a bugetului de salarii precum si instabilitatea fortei de munca ce migra de la o companie la alta. In HR simteam acut presiunea acestei situatii prin nemultumirea ‘clientului intern’, adica a managerului angajator precum si prin cresterea dificultatii eforturilor de recrutare: timp, buget, rata esec/success etc. Era clar ca pe termen mai lung atat compania cat si noi in HR am fi avut din ce in ce mai mult de suferit. Atunci m-am gandit sa schimb profilul angajatului ideal pentru promovarea produselor inovatoare precum si modelul de lucru cu piata. Am discutat cu managementul companiei noile idei, au fost de acord si am pornit sa implementam. Ce am facut: in loc de medici si farmacisti experimentati ca si Reprezentanti Medicali am inceput sa atragem proaspeti absolventi ai Facultatilor de Medicina si Farmacie, in loc de recrutare prin recomandari am trecut pe comunicarea in masa prin portalurile de job-uri, in loc de a investi in cresterea peste valori firesti a salariilor am inceput sa investim in training-ul noilor angajati si dezvoltarea managerilor pentru a conduce eficient, retentia prin metode financiare a fost inlocuita de retentie prin crearea unui mediu de lucru mai sanatos, al dezvoltarii unui spatiu in care noii angajati aveau inca de la inceput valori commune cu ale organizatiei etc. In cateva cuvinte, ce am facut: am fost atenta si am observat tendintele pietei muncii, am inteles strategia comerciala a firmei, am observat dinamica fortei de munca in companie si le-am corelat. A rezultat o idee-solutie pe care am discutat-o cu management-ul, am ajustat solutia, am comunicat-o mai departe in organizatie in puncte relevante si am implementat! Ceea va doresc si voua!

January 25, 2018

CITESTE MAI MULT

MMM Meet-up, 1 martie 2018

By admin

Tagged in Training

Invitatie Meet-up, 1 martie 2018 Un eveniment despre lucrurile care tin "Liderii in echilibru" si le asigura autenticitatea  de a fi urmati.  Va asteptam cu drag, nu uitati sa ne confirmati pe adresa viviana.andone@mmmconsulting.ro

January 23, 2018

CITESTE MAI MULT