Blog

Din practica - 'Feed-back-ul....bata-l vina!'

Din practica - 'Feed-back-ul....bata-l vina!'

By Madi Radulescu

Tagged in Leadership , Din proiectele MMM , Competente de comunicare , Inteligenta emotionala

Una dintre cele mai dificile conversatii este cea de feedback. Mai ales cea legata de feedbackul corectiv. Mi se spune asta repetat, in fiecare proiect, nu conteaza la ce nivel in organizatie. Cei care considera ca le este simplu si usor sa ofere feedback corectiv cuiva fara sa starneasca o reactie defensiva sunt foarte putini. Si, in consecinta, fie evita sa il ofere fie il ofera cu “hotarare”, chiar usoara agresivitate ca sa scape de el, sa scape de moment, de greutatea acestuia. Cateva reflectii si elemente de sprijin ca sa puteti oferi feedback constructiv si corectiv mai usor: 1. Gandeste-te ce simti tu cand primesti un astfel de feedback. Cand ti se arata cum si unde ai gresit, care sunt implicatiile, ca faci un tip de eroare in mod repetat? Te simti iritat? Poate vorbeste perfectionismul tau. Te simti vinovat? Poate este vorba de nevoia ta de a fi in relatii bune cu oamenii si de a nu dezamagi. Te simti coplesit? Poate este vorba despre nevoia ta de a fi sigur intotdeauna ca iei decizia buna. Te simti ranit? Poate tii mult la reputatia ta si nu vrei “sa dai prost in fata altora!”. In oglinda, de aceste elemente este nevoie sa tii seama si cand OFERI feedback corectiv: ce emotie negativa va putea starni acesta si care este nevoia din spate? 2. Renunta la feedbackul sandwich. Oamenii stiu mecanismul si, dupa ce le servesti ceva bun, superficial de obicei si legat de faptul ca este “in general grozav”…oamenii se asteapta sa primeasca “palma dupa ceafa”. In consecinta nu mai apreciaza nici lauda. Se asteapta sa urmeze un “…dar…” si nu mai aud nici cerinta de a corecta ceva. Nu conteaza ce urmeaza, urechile sunt pur si simplu inchise. 3. Obiectivizeaza la maxim: foloseste cuvinte neutre de tipul - am observat, am vazut, am inteles, am ascultat. Practic, orice feedback este o perceptie. In consecinta, utilizand o exprimare neutra la persoana intai in loc sa exprim feedbackul de tipul: ai facut, ai zis, ai gresit etc. elimini posibilitatea ca persoana sa ia lucrurile personal. Pentru ca este despre tine si perceptia ta despre care puteti discuta ca doi adulti. Descrie situatia si comportamentul nu te lega de felul in care ESTE persoana respectiva. In fond, nu putem sa schimbam omul in esenta lui ci putem sa il ajutam sa isi ajusteze abordarea, comportamentul si gandirea in anumite situatii in care ar fi necesar sa fie mai productiv. 4. Arata implicatiile comportamentului care se vrea a fi corectat: de foarte multe ori oamenii nu au privirea de ansamblu si nu evalueaza corect consecintele actiunilor lor. 5. Ofera recomandari, eventual alternative de comportament si actiune, mentionand beneficiile pentru persoana careia ii dai feedback. Recomandarile vin fie din partea unui manager, daca ai acest rol, si in acest caz poarta si greutatea ierarhiei si a obiectivelor de nivel mai inalt, poate veni din partea unui coleg a carui munca depinde de aceste actiuni si comportamente si atunci pot fi beneficii comune si se dezvolta un parteneriat, pot fi din partea unui prieten si atunci arata si pretuire si respect. Testeaza, imbunanateste, integreaza-ti experienta. Pe masura ce practici poti reflecta la ce simti, ce a mers usor, ce este inca o bariera sau dificultate si ce emotie iti provoaca asta. Procesul de dezvoltare si imbunatatire personala este de multe ori subtil dar aduce rezultate clare si puternice.  

June 09, 2018

CITESTE MAI MULT

4 metode pentru Delegarea ….creativa

4 metode pentru Delegarea ….creativa

By Anca Covaciu

Tagged in Bune practici , Leadership , Dezvoltare organizationala , Competente manageriale

DELEGAREA – un subiect provocator: atragator pentru managerul care deleaga (in fond face parte din atributiile dar si privilegiile manageriale sa transferi responsabilitati celorlalti) dar si ‘spinos’ pentru cel care primeste sarcina ('oare ce mi se va tranfera? oare ma voi descurca? oare imi va place?') dar si pentru manager (‘am nevoie ca sarcina sa fie facuta foarte bine si la timp, am nevoie ca angajatul sa preia in mod autentic si cu entuziasm. cum obtin asta?’) Am prezentat in Episodul 1 (29 mai, blog MMM) trei motivatii pentru delegare: Crearea de timp pentru …a gandi, Dezvoltarea abilitatilor de comunicare, influentare si relationare, Dezvoltarea colegilor. In acest episod va prezint 4 tehnici pentru delegarea …creativa. Delegarea prin …matricea timpului Cei care au participat ca si manager la un curs de Time Management au aflat cu siguranta de Matricea Timpului, adica acea matrice cu 4 cadrane create de doua axe: Urgent si Important. La inceputul unei perioade de lucru (zi, saptamana), daca facem lista de activitati si o distribuim in cele 4 cadrane se intampla de multe ori sa constantam ca in cadranul ‘Urgent si Important’ sunt foarte multe activitati de de care ne simtim responsabili si care trebuie rezolvate. Este o prima ocazie pentru a stabili sarcinile care pot fi delegate. Privim lista si ne intrebam: cine mai poate face acestea la fel ca si mine sau cu putin ajutor? Raspunsul si punerea lui in aplicare va conduce automat la transferul unor sarcini si la eliberarea de timp pentru sarcinile din cadranul ‘Important dar Neurgent’, adica cele care au nevoie de timp si profunzime pentru a fi facute foarte bine sau pentru a ne crea disponibilitate catre echipa pentru sprijin, sedinte etc. Chiar si daca nu sunteti manager de echipa puteti folosi tehnica de mai sus in situatiile in care sunteti foarte aglomerati. Daca nu aveti  oameni in subordine, delegarea se numeste ‘munca de echipa’ 😉. Adica putem ruga anumiti colegi sa ne ajute cu realizarea nor sarcini in locul nostru. Pentru aceasta insa relatia intre noi si ceilalti trebuie sa fie anterior creata si sa fie de calitate astfel incat colegii sa raspunda nevoii noastre la momentul potrivit. 2.  Delegarea prin…analiza postului In situatia in care sunteti manager la inceput de drum sau manager nou venit in companie (asadar cu o echipa noua) si aveti nevoie sa stiti cui sa delegate si ce, prima sugestie pe care o pot face este sa cititi fisele de post ale angajatilor din echipa sau sa faceti cu ajutorul HR-ului o analiza de post pentru fiecare caz in parte. Veti sti astfel exact (si nu veti gresi) cine si ce face in echipa si astfel veti aloca corect sarcinile complexe sau mai simple. Este important ca nivelul de complexitate sa se aplice corect in cadrul delegarii. Astfel cel care primeste sarcina va fi motivat sa o realizeze pentru ca i se potriveste sau pentru ca are competenta necesara sa o duca la bun sfarsit. 3. Delegarea prin….back-up (sau rolul de adjunct) Daca sunteti manageri si aveti privilegiul de a avea un back-up/adjunct/deputy atunci putem imparti cu acest coleg task-uri de tip ‘macro’ pe baza permanenta. Adica, de exemplu: taskul de a crea raportul X sau prezentarea Y pentru sedinta lunara cu echipa despre realizarile lunii anterioare sau relationarea operationala cu departamentul Business Analytics pentru preluare date sau cu Contabilitatea pentru verificarea bugetului sau orice altceva hotarati, poate fi delegat catre acest back-up/adjunct/deputy. Ce este important in cazul acestui tip de delegare este ca persoana careia ii transferatiun task permanent sa fie motivata si competenta pentru a-l prelua si in acest fel sa ‘va luati o grija de pe cap’ in siguranta. Un task permanent are nevoie de dedicare si competenta pentru a fi facut in mod repetitiv. Asadar, consultati-va cu colegul inainte de a delega. Daca nu aveti un back-up oficial, puteti alege un senior din echipa. 4. Delegarea prin ….palnia delegarii Palnia delegarii este un instrument pentru delegare, corelat cu management-ul timpului si cunoasterea exacta a competentei celui caruia ii delegati. Cand taskul este URGENT, atunci delegam cu exactitate Planul prin care se va indeplini sarcina. Astfel, colegul va ‘executa' pentru ca nu este timp pentru explicatii. Se poate aplica in cazuri critrice (rapoarte, prezentari, grafice cerute din scurt de catre client/management, situatii de urgenta in companie – foc, apa, alte alerte etc). Insa aici este nevoei de incredere mare in persoana careia delegate task-uri urgente pentru a fi siguri ca este capabil sa duca la bun sfarsit ce ati cerut. Cand aveti mai mult timp la dispozitie, delegati Metoda adica ii spunem colegului ca ‘trebuie sa faci asta. Iti poti planifica singur pasii.’ La si mai mult timp disponibil si o competenta buna putem delega Rezultatul. Adica spunem: 'Avem nevoie de asta. Iti poti alege singur modul in care ajungi acolo.’ Cand cel caruia i se deleaga are un nivel de competenta si senioritate ridicat delegam Criteriul. Adica vom spune :’Rezultatul tau trebuie sa satisfaca aceste criterii (de ex. complianta 100% si buget maximum 95%, sau prezentare despre practica competitiei in domeniul postarilor on-line in conditiile respectarii eticii si GDPR etc). Restul tine de tine.’ In conditii deosebite, pentru nivele de senioritate foarte mare, se poate delega Scopul. Adica: ‘Poti decide singur asupra rezultatului. In orice caz, trebuie sa serveasca acestui scop’ (de exemplu catre HR Director: 'sa ne asiguram ca avem reputatie de bun angajator pe piata'.) Concluzie Delegarea este un instrument foarte folositor managerului, celui caruia i se deleaga dar si organizatiei. Trebuie insa multa atentie pe parcurs astfel incat sa obtinem motivatie, angajament autentic si dezvoltare personala si profesionala. Daca ati gasit macar o metoda de delegare creativa pe care o gasiti aplicabila, Imi puteti scrie, ca sa ma bucur si eu 😊 anca.covaciu@mmmconsulting.ro.    

June 05, 2018

CITESTE MAI MULT

Delegare .... creativa - 3 motivatii

Delegare .... creativa - 3 motivatii

By Anca Covaciu

Tagged in Bune practici , Dezvoltare organizationala , Competente manageriale

Episodul 1 – Motivatii pentru delegare Ne confruntam zilnic cu noi responsabilitati intr-un mediu de lucru din ce in ce mai dinamic si mai lipsit de resurse …umane. Data fiind dificultatea de a gasi si angaja oameni potriviti pentru posturile din companie, lucram mai mereu cu un efectiv sub nivelul bugetat. Sigur, la prima vedere, aceasta are avantaje de budget, insa daca privim mai profund, efectele lipsei de personal se rasfrang in primul rand asupra echipei prin supra incarcare si asupra business-ului prin activitate sub nivelul necesar. Oamenii preiau responsabilitati noi in cadrul aceluiasi cadru de lucru (8h/zi), prelungesc timpul petrecut la birou dupa program sau se straduiesc sa fie mai eficienti (nu neaparat si mai…eficace), pun presiune pe ei insisi si pe ceilalti prin solicitari mai multe si mai complexe. Un nou mindset prin recadrarea situatiei dificile Lipsa unei verigi din echipa poate fi privita asa, ca mai sus, sau poate fi privita ca pe o oportunitate de a folosi motivatii si metode creative pentru rezolvarea problemei prin…DELEGARE. 3 motivatii pentru delegare 1.Crearea de timp pentru …a gandi In iuresul operational (sedinte, call-uri, mail-uri, livrabile), nu ne mai acordam timpul necesar pentru a …gandi. Intram in automatisme organizationale, devenim parti din ‘process flow’, bazandu-ne pe veriga dinaintea noastra si pe cea de dupa pentru a impinge sarcina mai departe, catre rezultat. Gasind sarcini pe care le putem transfera altor membri ai echipei, creem timp ‘liber’ pentru a gandi, pentru a duce mai departe job-ul pe care il avem, pentru a oferi mediului de business si noua privilegiul de a gandi pe termen mediu si lung sau pentru a gandi si gasi solutii pentru imbunatatirea continua. 2. Dezvoltarea abilitatilor de comunicare, influentare si relationare Pentru a reusi sa transferi un task unui coleg (subordonat sau nu) precum si sa obtii din partea colegului un ‘engagement’ autentic pentru realizarea sarcinii de calitate si in termen, sunt necesare cateva abilitati. Comunicarea, influentarea si relationarea sunt cele la care ma gandesc. Chiar daca nu am participat la cursuri de dezvoltare a acestor abilitati, putem totusi sa incercam. Vom mai si gresi insa perseverand, primind feed-back-ul celorlalti si inavatand din greseli si succese, ne vom dezvolta. Ceea ce insa este necesar ca si fond pe care sa dezvoltam abilitatile de mai sus prin practica este respectul pentru ceilalti si mentalitatea ‘castig-castig’. 3. Dezvoltarea colegilor Delegarea, ca si orice alt proces de business, ar trebui sa aiba o motivatie etica si generoasa in fundal, pentru a avea succes. Succesul in delegare inseamna ca cel caruia i se transfera sarcina sa o faca cu placere, sa isi asume fara resentiment provocarile si eforturile necesare pentru a duce sarcina la bun sfarsit. De asemenea, sa nu dam colegului sentimentul ca este ‘folosit’ de manager sau de ceilalti pentru sarcinile simple sau plictisitoare. Asadar, cand delegam, prima intrebare ar trebui sa fie: de ce deleg aceasta sarcina? Este fara valoare pentru mine? Am nevoie de timp pentru alte proiecte? Vreau sa plec mai repede acasa astazi? Sigur, toate aceste motivatii pot fi valide uneori insa motivatia superioara a delegarii ar trebui sa fie cea de a dezvolta pe cineva. Transferul unui task plictisitor sau prea simplu creeaza resentimente si probabil efecte asupra calitatii rezultatului muncii. Chiar si acest tip de delegare poate fi facut insa cu o explicatie onesta catre cel pe care il rogi sa efectueze acel task (de ex. ‘Nu am timp sa fac ceva cerut de manager sau pentru un proiect important pentru noi toti si atunci te rog sa ma ajuti cu acest mic task’, sau ‘Am nevoie sa ma concentrez pe un singur task pentru o perioada mai lunga de timp insa si acest task mic trebuie rezolvat. Ai vrea te rog sa ma ajuti’? etc). Transferul unui task valoros insa, creaza engagement authentic, o buna relatie cu colegul respectiv pecum si o buna reputatie pentru cel care deleaga. Ca sa nu mai vorbim de oportunitatea de dezvoltare pentru acel coleg, beneficiu cae se va intoare echipei si celui care deleaga cat de curand pri contributii mai valoroase si mai motivate din partea acelui coleg. ‘Metode pentru delegarea …creativa’ – in Episodul 2. Pana atunci, va puteti intreba care sunt motivatiile pentru care delegate sarcini.  Imi puteti scrie daca doriti sa discuam despre aceasta tema la anca.covaciu@mmmconsulting.ro.  

May 29, 2018

CITESTE MAI MULT