Blog

4 metode pentru Delegarea ….creativa

By Anca Covaciu

Tagged in Training , Dezvoltare organizationala

DELEGAREA – un subiect provocator: atragator pentru managerul care deleaga (in fond face parte din atributiile dar si privilegiile manageriale sa transferi responsabilitati celorlalti) dar si ‘spinos’ pentru cel care primeste sarcina ('oare ce mi se va tranfera? oare ma voi descurca? oare imi va place?') dar si pentru manager (‘am nevoie ca sarcina sa fie facuta foarte bine si la timp, am nevoie ca angajatul sa preia in mod autentic si cu entuziasm. cum obtin asta?’) Am prezentat in Episodul 1 (29 mai, blog MMM) trei motivatii pentru delegare: Crearea de timp pentru …a gandi, Dezvoltarea abilitatilor de comunicare, influentare si relationare, Dezvoltarea colegilor. In acest episod va prezint 4 tehnici pentru delegarea …creativa. Delegarea prin …matricea timpului Cei care au participat ca si manager la un curs de Time Management au aflat cu siguranta de Matricea Timpului, adica acea matrice cu 4 cadrane create de doua axe: Urgent si Important. La inceputul unei perioade de lucru (zi, saptamana), daca facem lista de activitati si o distribuim in cele 4 cadrane se intampla de multe ori sa constantam ca in cadranul ‘Urgent si Important’ sunt foarte multe activitati de de care ne simtim responsabili si care trebuie rezolvate. Este o prima ocazie pentru a stabili sarcinile care pot fi delegate. Privim lista si ne intrebam: cine mai poate face acestea la fel ca si mine sau cu putin ajutor? Raspunsul si punerea lui in aplicare va conduce automat la transferul unor sarcini si la eliberarea de timp pentru sarcinile din cadranul ‘Important dar Neurgent’, adica cele care au nevoie de timp si profunzime pentru a fi facute foarte bine sau pentru a ne crea disponibilitate catre echipa pentru sprijin, sedinte etc. Chiar si daca nu sunteti manager de echipa puteti folosi tehnica de mai sus in situatiile in care sunteti foarte aglomerati. Daca nu aveti  oameni in subordine, delegarea se numeste ‘munca de echipa’ 😉. Adica putem ruga anumiti colegi sa ne ajute cu realizarea nor sarcini in locul nostru. Pentru aceasta insa relatia intre noi si ceilalti trebuie sa fie anterior creata si sa fie de calitate astfel incat colegii sa raspunda nevoii noastre la momentul potrivit. 2.  Delegarea prin…analiza postului In situatia in care sunteti manager la inceput de drum sau manager nou venit in companie (asadar cu o echipa noua) si aveti nevoie sa stiti cui sa delegate si ce, prima sugestie pe care o pot face este sa cititi fisele de post ale angajatilor din echipa sau sa faceti cu ajutorul HR-ului o analiza de post pentru fiecare caz in parte. Veti sti astfel exact (si nu veti gresi) cine si ce face in echipa si astfel veti aloca corect sarcinile complexe sau mai simple. Este important ca nivelul de complexitate sa se aplice corect in cadrul delegarii. Astfel cel care primeste sarcina va fi motivat sa o realizeze pentru ca i se potriveste sau pentru ca are competenta necesara sa o duca la bun sfarsit. 3. Delegarea prin….back-up (sau rolul de adjunct) Daca sunteti manageri si aveti privilegiul de a avea un back-up/adjunct/deputy atunci putem imparti cu acest coleg task-uri de tip ‘macro’ pe baza permanenta. Adica, de exemplu: taskul de a crea raportul X sau prezentarea Y pentru sedinta lunara cu echipa despre realizarile lunii anterioare sau relationarea operationala cu departamentul Business Analytics pentru preluare date sau cu Contabilitatea pentru verificarea bugetului sau orice altceva hotarati, poate fi delegat catre acest back-up/adjunct/deputy. Ce este important in cazul acestui tip de delegare este ca persoana careia ii transferatiun task permanent sa fie motivata si competenta pentru a-l prelua si in acest fel sa ‘va luati o grija de pe cap’ in siguranta. Un task permanent are nevoie de dedicare si competenta pentru a fi facut in mod repetitiv. Asadar, consultati-va cu colegul inainte de a delega. Daca nu aveti un back-up oficial, puteti alege un senior din echipa. 4. Delegarea prin ….palnia delegarii Palnia delegarii este un instrument pentru delegare, corelat cu management-ul timpului si cunoasterea exacta a competentei celui caruia ii delegati. Cand taskul este URGENT, atunci delegam cu exactitate Planul prin care se va indeplini sarcina. Astfel, colegul va ‘executa' pentru ca nu este timp pentru explicatii. Se poate aplica in cazuri critrice (rapoarte, prezentari, grafice cerute din scurt de catre client/management, situatii de urgenta in companie – foc, apa, alte alerte etc). Insa aici este nevoei de incredere mare in persoana careia delegate task-uri urgente pentru a fi siguri ca este capabil sa duca la bun sfarsit ce ati cerut. Cand aveti mai mult timp la dispozitie, delegati Metoda adica ii spunem colegului ca ‘trebuie sa faci asta. Iti poti planifica singur pasii.’ La si mai mult timp disponibil si o competenta buna putem delega Rezultatul. Adica spunem: 'Avem nevoie de asta. Iti poti alege singur modul in care ajungi acolo.’ Cand cel caruia i se deleaga are un nivel de competenta si senioritate ridicat delegam Criteriul. Adica vom spune :’Rezultatul tau trebuie sa satisfaca aceste criterii (de ex. complianta 100% si buget maximum 95%, sau prezentare despre practica competitiei in domeniul postarilor on-line in conditiile respectarii eticii si GDPR etc). Restul tine de tine.’ In conditii deosebite, pentru nivele de senioritate foarte mare, se poate delega Scopul. Adica: ‘Poti decide singur asupra rezultatului. In orice caz, trebuie sa serveasca acestui scop’ (de exemplu catre HR Director: 'sa ne asiguram ca avem reputatie de bun angajator pe piata'.) Concluzie Delegarea este un instrument foarte folositor managerului, celui caruia i se deleaga dar si organizatiei. Trebuie insa multa atentie pe parcurs astfel incat sa obtinem motivatie, angajament autentic si dezvoltare personala si profesionala. Daca ati gasit macar o metoda de delegare creativa pe care o gasiti aplicabila, Imi puteti scrie, ca sa ma bucur si eu 😊 anca.covaciu@mmmconsulting.ro.    

June 05, 2018

CITESTE MAI MULT

Delegare .... creativa - 3 motivatii

By Anca Covaciu

Tagged in Dezvoltare organizationala

Episodul 1 – Motivatii pentru delegare Ne confruntam zilnic cu noi responsabilitati intr-un mediu de lucru din ce in ce mai dinamic si mai lipsit de resurse …umane. Data fiind dificultatea de a gasi si angaja oameni potriviti pentru posturile din companie, lucram mai mereu cu un efectiv sub nivelul bugetat. Sigur, la prima vedere, aceasta are avantaje de budget, insa daca privim mai profund, efectele lipsei de personal se rasfrang in primul rand asupra echipei prin supra incarcare si asupra business-ului prin activitate sub nivelul necesar. Oamenii preiau responsabilitati noi in cadrul aceluiasi cadru de lucru (8h/zi), prelungesc timpul petrecut la birou dupa program sau se straduiesc sa fie mai eficienti (nu neaparat si mai…eficace), pun presiune pe ei insisi si pe ceilalti prin solicitari mai multe si mai complexe. Un nou mindset prin recadrarea situatiei dificile Lipsa unei verigi din echipa poate fi privita asa, ca mai sus, sau poate fi privita ca pe o oportunitate de a folosi motivatii si metode creative pentru rezolvarea problemei prin…DELEGARE. 3 motivatii pentru delegare 1.Crearea de timp pentru …a gandi In iuresul operational (sedinte, call-uri, mail-uri, livrabile), nu ne mai acordam timpul necesar pentru a …gandi. Intram in automatisme organizationale, devenim parti din ‘process flow’, bazandu-ne pe veriga dinaintea noastra si pe cea de dupa pentru a impinge sarcina mai departe, catre rezultat. Gasind sarcini pe care le putem transfera altor membri ai echipei, creem timp ‘liber’ pentru a gandi, pentru a duce mai departe job-ul pe care il avem, pentru a oferi mediului de business si noua privilegiul de a gandi pe termen mediu si lung sau pentru a gandi si gasi solutii pentru imbunatatirea continua. 2. Dezvoltarea abilitatilor de comunicare, influentare si relationare Pentru a reusi sa transferi un task unui coleg (subordonat sau nu) precum si sa obtii din partea colegului un ‘engagement’ autentic pentru realizarea sarcinii de calitate si in termen, sunt necesare cateva abilitati. Comunicarea, influentarea si relationarea sunt cele la care ma gandesc. Chiar daca nu am participat la cursuri de dezvoltare a acestor abilitati, putem totusi sa incercam. Vom mai si gresi insa perseverand, primind feed-back-ul celorlalti si inavatand din greseli si succese, ne vom dezvolta. Ceea ce insa este necesar ca si fond pe care sa dezvoltam abilitatile de mai sus prin practica este respectul pentru ceilalti si mentalitatea ‘castig-castig’. 3. Dezvoltarea colegilor Delegarea, ca si orice alt proces de business, ar trebui sa aiba o motivatie etica si generoasa in fundal, pentru a avea succes. Succesul in delegare inseamna ca cel caruia i se transfera sarcina sa o faca cu placere, sa isi asume fara resentiment provocarile si eforturile necesare pentru a duce sarcina la bun sfarsit. De asemenea, sa nu dam colegului sentimentul ca este ‘folosit’ de manager sau de ceilalti pentru sarcinile simple sau plictisitoare. Asadar, cand delegam, prima intrebare ar trebui sa fie: de ce deleg aceasta sarcina? Este fara valoare pentru mine? Am nevoie de timp pentru alte proiecte? Vreau sa plec mai repede acasa astazi? Sigur, toate aceste motivatii pot fi valide uneori insa motivatia superioara a delegarii ar trebui sa fie cea de a dezvolta pe cineva. Transferul unui task plictisitor sau prea simplu creeaza resentimente si probabil efecte asupra calitatii rezultatului muncii. Chiar si acest tip de delegare poate fi facut insa cu o explicatie onesta catre cel pe care il rogi sa efectueze acel task (de ex. ‘Nu am timp sa fac ceva cerut de manager sau pentru un proiect important pentru noi toti si atunci te rog sa ma ajuti cu acest mic task’, sau ‘Am nevoie sa ma concentrez pe un singur task pentru o perioada mai lunga de timp insa si acest task mic trebuie rezolvat. Ai vrea te rog sa ma ajuti’? etc). Transferul unui task valoros insa, creaza engagement authentic, o buna relatie cu colegul respectiv pecum si o buna reputatie pentru cel care deleaga. Ca sa nu mai vorbim de oportunitatea de dezvoltare pentru acel coleg, beneficiu cae se va intoare echipei si celui care deleaga cat de curand pri contributii mai valoroase si mai motivate din partea acelui coleg. ‘Metode pentru delegarea …creativa’ – in Episodul 2. Pana atunci, va puteti intreba care sunt motivatiile pentru care delegate sarcini.  Imi puteti scrie daca doriti sa discuam despre aceasta tema la anca.covaciu@mmmconsulting.ro.  

May 29, 2018

CITESTE MAI MULT

Coaching-ul - o metoda moderna de dezvoltare

By Anca Covaciu

Tagged in Coaching pentru performanta

Sunt Leadership Coach certificat de 4 ani si am obtinut initial atestatul de la o scoala locala de Coaching iar acum ma aflu in proces de a obtine o acreditare internationalla ICF (International Coach Federation) prin intermediul unei scoli de coaching din Australia. Foarte bune amandoua. Sunt incantata de ce am invatat in ambele scoli si de practica mea ulterioara. Am aplicat pana acum in principal in cazul antreprenorilor locali (ca si Consultant) dar si in cazul managerilor si directorilor din Corporatii (ca si HR Head). In cadrul scolii locale de coaching am invatat si tehnica de self-coaching, care mi s-a parut foarte interesanta si utila. Prin intrebari succesive dar si folosind flip-chart-ul pentru a vizualiza mai bine informatia pe care o descoperi, lucrezi cu tine insuti cu aceeasi eficienta cu care ai lucra cu un client de coaching aflat in fata ta. In cazul self-coaching-ului exista si riscul ca uneori sa nu ‘vezi’ suficient ce este de facut sau situatia sa fie suficient de complicata si atunci discernamantul tau aflat oricum sub presiunea situatiei de self-coaching sa nu ofere ce ai nevoie. In acest caz poti apela la un Coach profesionist si la una/cateva sedinte de coaching pentru deblocare. O alta posibilitate este sa apelezi la un coleg, Coach certificat, cu care sa porti o conversatie de tip coaching dar tot cu tine insuti, ‘folosind’ colegul Coach ca pe o oglinda a reactiilor interioare pe care intrebarile de coaching o genereaza. Certificarea internationala ICF In rolul meu actual de Coach si Trainer la compania MMM Consulting, oportunitatile de a fi Coach au devenit mai numeroase, iar clientii sunt angajati ai companiilor internationale. Acestia au numeroase optiuni de dezvoltare si de …comparatie pe care o fac cu ceea ce au facut in trecut. Asadar, certificarea internationala la un organism universal acceptat (ICF) este necesara. Parcurgand etapa cu etapa in acest nou program de certificare am invatat mai multe tehnici de coaching ce se pot aplica cu succes in situatii diversificate ale clientilor. Am observat, marea majoritate a subiectelor provin din zona de leadership: cum sa dezvolti echipa, cum sa ai o relatie functionala cu managerul tau, cum sa facilitezi abordarea constructiva a conflictelor in echipa, cum sa dezvolti segmentul de business de care esti responsabil si sa obtii rezultate peste asteptari, care este si cum sa faci urmatorul pas de cariera, cum schimbi mindset-ul si recadrezi situatii negative in situatii din care ai de invatat si cu ajutorul carora poti merge mai departe, in sus etc. Cateva instrumente de coaching care m-au impresionat in timpul programului pentru certificarea internationala sunt: Powerful listening (capacitatea de a asculta clientul fara interfente cu ascultarea mediului interior personal sau a mediului extern care are impact asupra clientului), Powerful questions (intrebari care schimba perspectiva clientului sau il ajuta pe acesta sa acceseze zone mai profunde ale rezervei interioare de idei si solutii), Wheel of Life (metoda de constientizare si prioritizare a subiectelor pentru care ai nevoie de coaching in primul rand) Coaching-ul este o metoda moderna de dezvoltare pe care angajatii au inceput sa o prefere din ce in ce mai mult. Este perfect adaptata nevoilor  individuale, iar timpul dedicat de Coach este 100% pentru persoana care se afla in programul de Coaching. Spre deosebire de participarea in alte forme de dezvoltare (de exemplu training in clasa sau la distanta), gradul de participare si implicare a clientului este aproape 100% pentru ca in relatia 1:1 nu prea ai unde sa ‘evadezi’ sau sa amani feed-back-ul tau pentru ca altcineva a raspuns inaintea ta. Solutia gasita impreuna cu Coach-ul este a ta 100% si perfect aplicabila pentru o abordare pas cu pas si ghidata de un profesionist. 6 motive bune pentru care sa apelezi la un Coach profesionist 1. Descoperi Resurse noi Un Coach profesionist iti ofera perspective insa nu si solutii. Pe acestea le gasesti tu prin discutii ghidate cu el. Te vei bucura sa descoperi ca ai resurse la care nu te-ai gandit pana acum, idei si solutii concrete pentru cazul tau. Aceasta descoperire despre tine iti va creste increderea in tine si iti va da aripi. 2. Inveti sa perseverezi Programul de Coaching se intinde de obicei pe o perioada mai lunga de timp. Inveti asadar sa ‘traiesti’ cu problema care te-a adus la coaching si sa o reduci treptat si sigur pana la finalul programului. In viitor, in situatii asemanatoare de probleme care necesita mai mult timp pentru a fi rezolvate, nu iti vei pierde rabdarea asteptand solutia, ci vei avea un model probat de actiune si asteptare pana la atingerea destinatiei potrivite. 3. Reduci stresul Descoperind idei noi, cu sprijinul Coach-ului aplicand solutiile si obtinand rezultare, cresti gradul de control asupra situatiei si descresti anxietatea si stresul. Aceasta te va ajuta sa ai rabdarea necesara si implicarea deplina a sistemului tau de Resurse pentru a rezolva problema cu care te confrunti. 4. Descoperi o viziune noua Descoperind solutii si resurse noi, viata ta poate capata un sens nou si o noua viziune catre ceva mai potrivit tie. 5. Progresezi rapid Uneori, sa gasesti solutii singur dureaa mai mult si poate nu ai acest timp la dispozitie. Cu ajutorul Coach-ului poti ajunge la solutie intr-un timp mult mai scurt. 6. Self-Coaching Poti deprinde tehnica intrebarilor de Coaching si sa o aplici ulterior fara ajutorul Coach-ului in situatii de viata mai ‘simple’. Vei obtine un rezultat foarte bun. Cum sa alegi un Coach potrivit tie? Un Coach nu iti da solutii ci te inspira sa gasesti tu solutii potrivite tie. De aceea, o intalnire premergatoare inceperii proramului este recomandata. Daca persoana din fata ta te inspira chiar si …tacand, te simti stimulat sa incepi o conversatie si sa doresti sa il mai intalnesti pentru a continua, atunci acela este! Decizia este luata pe criterii obiective doar cand citesti profilul professional al Coach-ului si alegi sa il intalnesti. Restul este subiectiv si chimie! Va doresc succes!  

May 21, 2018

CITESTE MAI MULT