Delegarea inseamna progres. Cum sa delegam eficient in firme mici si medii?

By

March 17, 2014

Tagged in Training

In calitate de consultanti si traineri, avem ocazia sa cunoastem si sa lucram cu foarte multe companii. Desi fiecare are specificul ei si provocarile ei, noi observam si o serie de aspecte comune.

Credeti sau nu, cam 50% din aspectele cu care se confrunta companiile sunt aceleasi, indiferent de industrie si tipul business-ului.
Astazi vreau sa va povestesc despre una dintre aceste provocari comune si sa va dau cateva recomandari bazate pe realitate, pe ce au aplicat clientii si partenerii nostri si a functionat. Este vorba despre delegare.
Ce aspecte comune am identificat noi (si poate exista si la dumneavoastra in companie):

Atitudine directiva atunci cand seful imparte sarcini: "Tu faci asta, tu faci aia... la revedere". 

Lipsa comunicarii: atunci cand dai sarcini oamenilor fara a intreba ce altceva mai are de facut.

Timpul scurt si explicatiile evazive"pana maine, e urgent". 

Lipsa de coordonare si priortizare in delegare"lasa ce faceai acum, apuca-te de asta, trebuie sa terminam in 2 ore". 

Volumul - seful vine cu o lista de 15 sarcini la prima ora si mai trimite in forward alte 20 de mailuri, mentionand "de rezolvat" 

Lipsa de complexitate a sarcinilor, atunci cand oamenilor li se dau numai bucatele dintr-un proiect si nu au o privire de ansamblu asupra muncii lor.

Neacordarea de spijin si resurse. Acele momente in care trebuie sa iei o decizie si nu stii exact ce sa faci iar cand vrei sa te consulti, seful nu e de gasit nici la telefon, nici pe mail.

Monitorizarea sufocanta: 5 fraze in aceeasi zi de tipul: "Cat mai ai? Ai terminat? Tot nu e gata? Ai reusit sa rezolvi?" 

Lipa colaborarii intre colegi - desi este pusa ultima in lista, este printre cele mai importante aspecte. Delegarea se face si intre colegi si lipsa colaborarii duce catre o munca de echipa defectuoasa. 

Iata si cateva propuneri care se aplica la companiile mici si mijlocii, acolo unde nu totul se rezolva printr-o procedura si unde oamenii nu sunt extrem de specializati ci fiecare stie si poate face un pic si din munca celuilalt la nevoie, unde trebuie sa vina cu idei si solutii si sa gandeasca efectiv o anumita abordare. 

Intentia mea nu este sa va dau fraze din carti (desi unele realmente functioneaza), ci din ceea ce am observat ca a produs rezultate la clientii nostri. 

1. Schimba paradigma: intreba-i pe oameni ce au de facut azi, cum stau cu celelalte sarcini, unde au nevoie de sprijin si apoi povesteste-le despre sarcinile noi, cat de importante si urgente sunt si cum anume le pot integra printre celelalte. Fa asta cel putin 1 data pe saptamana si rezultatele le vei vedea imediat. 

2. Transforma monitorizarea - va fi bine si pentru cel care deleaga si pentru cel care primeste sarcini. Obisnuieste-i pe oameni sa vina ei catre tine in momentul in care au terminat. Intreba-i cat considera ca le va lua si dupa ce iti dau un termen, sa spunem miercuri, spune-le "atunci hai sa ne auzim miercuri si intre timp daca ai nevoie de ceva sunt aici."

3. Creeaza prietenii - solutie pe termen lung. Poate unori este mai greu sa creezi legaturi stranse intr-un grup, oamenii vin la munca sa isi faca treaba, nu sa stea de vorba. Cu toate acestea, toate cercetarile si bunele practici arata ca atunci cand oamenii sunt amici, se inteleg bine, lucreaza relaxat isi asuma cu totul altfel ceea ce au de facut, isi ajuta colegii cu drag si nu pentru ca trebuie sa le tina locul, iar rezultatele si performantele ajung sa fie mult mai mari. 

4. Invata metode si tehnici de facilitare pentru a creste energia oamenilor, pentru a colecta idei pentru a invata cum sa ii faci pe ei sa isi imparta anumite lucruri si proiecte, pentru a scapa de sedinte in care fiecare pleaca dar nimeni nu stie exact ce este de facut si pentru a transforma delegarea in asumare.

Articol semnat de Viviana Andone, Learning Arhitect
MMM Consulting 


Viviana Andone este Learning Arhitect in cadrul companiei MMM Consulting, ce ofera programe de training si consultanta ale caror abordari interactive sunt menite sa antreneze si sa dezvolte abilitati cheie ce conduc catre crestrea performantei si eficientei in business. O parte din interventiile de consultanta sau de instruire au atasate metodologii de masurare prin care se asigura o invatare si o dezvoltare structurata si personalizata.

Sursa: