7 pasi pentru proiectarea si organizarea unui workshop creativ

By Anca Covaciu

May 13, 2019

Tagged in Inovare , Din proiectele MMM

Workshop-urile sunt un fapt obisnuit in companii. Chiar daca nu le numim asa, intalnirile pe care le organizam cu Echipa pentru a discuta, planifica sau rezolva diferite provocari, pot imbraca forma si structura unui atelier in care fiecare contribuie pentru atingerea obiectivului stabilit. Un alt rezultat important al unui workshop este invatarea pentru ca aceasta se produce cel mai adesea cand lucram in sedinte, ne intalnim sa facem schimb de experienta, in sesiuni de rezolvare de probleme etc.

Proiectate bine, workshop-urile pot aduce idei noi care conduc catre inovatie in modul de lucru sau in abordarea catre clienti.

Ca orice lucru bine facut si un workshop ar trebui sa aiba obiective, sa fie planificat, pregatit si …promovat catre grupul tinta.

1 — Stabileste contextul pentru workshop

Poate fi tentant sa incepi imediat sa rezervi sala pentru intalnire si sa faci cumparaturile de accesorii si instrumente de lucru. Insa mai repede decat acestea ar trebui facute alte activitati.  Cateva intrebari ar fi util sa formulam:

  • Cine sunt participantii? Se cunosc deja intre ei sau cunoasterea mai buna este motivul pentru care sunt invitati la workshop?

  • Care este scopul workshop-ului? Urmeaza sa proiectati impreuna un proiect nou, sa clarificati datele unei situatii, sa gasiti solutii la niste probleme? A avea un scop clar si a-l comunica participantilor este crucial important pentru reusita intalnirii. Oamenilor le plac surprizele dar nu cand sunt invitati la o intalnire de lucru.

  • Ce rezultate asteptati? Poate fi o colectie de idei sau un plan de actiune. Poate fi de asemenea o emotie comuna (de exemplu: “suntem o Echipa puternica”), starea de entuziasm in legatura cu un proiect ce urmeaza a fi lansat, ridicarea moralului echipei in urma unei actiuni de reorganizare care tocmai a trecut etc. Este important sa comunicam aceste rezultate dorite astfel incat participantii sa poata corela agenda workshop-ului cu rezultatul dorit si sa contribuie la obtinerea acestuia. Adultilor le place sa stie la ce participa si de ce.


2 — Acorda pregatirii suficient timp

Pentru un workshop scurt de 1-3 zile, asteptarea este ca workshop-ul sa dureze 20% mai putin in timp decat timpul investit pentru pregatirea lui. Buna practica spune ca sunt necesare 3,5 ore de pregatire si follow-up pentru fiecare ora livrata de workshop. Adica: o ora pentru planificare (stabilirea obiectivelor si identificarea activitatilor potrivite pentru a le atinge), o ora pentru pregatire (crearea prezentarii vizuale), ½ ora pentru testarea si rafinarea materialului si 1 ora dupa workshop pentru sumarizarea a ceea ce s-a lucrat intr-o ora de workshop.

3 —Un flux de idei cu sens are loc daca il pregatesti

Uneori se intampla ca mai multe activitati puse una dupa cealalta sa nu se lege intr-un ansamblu cu sens. Fiecare activitate ar trebui sa fie legata de urmatoarea si de cea dinaintea ei. De exemplu, un ‘icebreaker’ poate rezulta intr-un set de notite scrise ce pot fi incluse ulterior intr-un alt exercitiu.

Cand un workshop pierde interesul participantilor pe parcurs, aceasta se intampla pentru ca activitatile nu au sens, sunt neconectate una cu cealalata, nu sunt legate de rezultatul asteptat si oamenii isi pierd increderea in sensul pentru care se afla acolo si in rezultatul pe care il vor obtine.

4 — Genereaza dovezi de lucru

Un workshop este o ocazie de a comunica si lucra in ambele sensuri intre Facilitator si participanti. O modalitate foarte buna de a angaja participantii sa produca rezultatul dorit este de a le facilita lucrul impreuna.

Participantilor li se poate cere sa creeze un panou vizual (fotografii, desene, texte etc care sa ilustreze o idee sau un obiectiv). Acest panou poate sa aiba legatura cu un subiect concret de la munca lor sau un subiect imaginar/creativ. Orice este potrivit daca se incadreaza in ansamblul intalnirii pentru ca da participantilor o directie, genereaza idei, ii ajuta sa gaseasca modalitati de colaborare.

5 — Asculta cuvintele si simte atmosfera cat de mult poti

Ca si Facilitator, de cele mai multe ori, nu contribui activ la ce se lucreaza in sala. De aceea rolul este de a asculta, a simti atmosfera si emotiile, a urmari ritmul si a interveni pentru a asigura directia si continuitatea precum si a nu lasa emotiile sa degenereze in conflicte.

6 — Creaza si foloseste instrumente de lucru

Experienta de a fi intr-un workshop este foarte importanta insa instrumentele de lucru folosite fac participarea de doua ori mai valoroasa. Acestea ajuta participantii sa focalizeze ideile care au aparut pe modalitati practice de implementare a acestora la locul de munca dupa workshop.

7 — Ia notite pe parcurs pentru follow-up

Noteaza idei importante aparute pe parcursul discutiilor din sala, fotografiaza tot ce s-a lucrat pentru a le include apoi intr-un raport efficient catre persoana de decizie care a cerut organizarea workshop-ului. Raportul poate fi impartasit si cu participantii ca o forma de recapitulare a ideilor care au aparut, pentru a le dovedi inca o data atingerea obiectivului stabilit si, de ce nu, pentru a le oferi un moment de bucurie post-eveniment prin amintirea momentelor de amuzament care au insotit participarea lor in workshop.