4 metode pentru Delegarea ….creativa

By Anca Covaciu

June 05, 2018

Tagged in Training , Dezvoltare organizationala

DELEGAREA – un subiect provocator: atragator pentru managerul care deleaga (in fond face parte din atributiile dar si privilegiile manageriale sa transferi responsabilitati celorlalti) dar si ‘spinos’ pentru cel care primeste sarcina ('oare ce mi se va tranfera? oare ma voi descurca? oare imi va place?') dar si pentru manager (‘am nevoie ca sarcina sa fie facuta foarte bine si la timp, am nevoie ca angajatul sa preia in mod autentic si cu entuziasm. cum obtin asta?’)

Am prezentat in Episodul 1 (29 mai, blog MMM) trei motivatii pentru delegare: Crearea de timp pentru …a gandi, Dezvoltarea abilitatilor de comunicare, influentare si relationare, Dezvoltarea colegilor.

In acest episod va prezint 4 tehnici pentru delegarea …creativa.

  1. Delegarea prin …matricea timpului
    Cei care au participat ca si manager la un curs de Time Management au aflat cu siguranta de Matricea Timpului, adica acea matrice cu 4 cadrane create de doua axe: Urgent si Important. La inceputul unei perioade de lucru (zi, saptamana), daca facem lista de activitati si o distribuim in cele 4 cadrane se intampla de multe ori sa constantam ca in cadranul ‘Urgent si Important’ sunt foarte multe activitati de de care ne simtim responsabili si care trebuie rezolvate. Este o prima ocazie pentru a stabili sarcinile care pot fi delegate. Privim lista si ne intrebam: cine mai poate face acestea la fel ca si mine sau cu putin ajutor? Raspunsul si punerea lui in aplicare va conduce automat la transferul unor sarcini si la eliberarea de timp pentru sarcinile din cadranul ‘Important dar Neurgent’, adica cele care au nevoie de timp si profunzime pentru a fi facute foarte bine sau pentru a ne crea disponibilitate catre echipa pentru sprijin, sedinte etc.


Chiar si daca nu sunteti manager de echipa puteti folosi tehnica de mai sus in situatiile in care sunteti foarte aglomerati. Daca nu aveti  oameni in subordine, delegarea se numeste ‘munca de echipa’ 😉. Adica putem ruga anumiti colegi sa ne ajute cu realizarea nor sarcini in locul nostru. Pentru aceasta insa relatia intre noi si ceilalti trebuie sa fie anterior creata si sa fie de calitate astfel incat colegii sa raspunda nevoii noastre la momentul potrivit.

2.  Delegarea prin…analiza postului
In situatia in care sunteti manager la inceput de drum sau manager nou venit in companie (asadar cu o echipa noua) si aveti nevoie sa stiti cui sa delegate si ce, prima sugestie pe care o pot face este sa cititi fisele de post ale angajatilor din echipa sau sa faceti cu ajutorul HR-ului o analiza de post pentru fiecare caz in parte. Veti sti astfel exact (si nu veti gresi) cine si ce face in echipa si astfel veti aloca corect sarcinile complexe sau mai simple. Este important ca nivelul de complexitate sa se aplice corect in cadrul delegarii. Astfel cel care primeste sarcina va fi motivat sa o realizeze pentru ca i se potriveste sau pentru ca are competenta necesara sa o duca la bun sfarsit.

3. Delegarea prin….back-up (sau rolul de adjunct)
Daca sunteti manageri si aveti privilegiul de a avea un back-up/adjunct/deputy atunci putem imparti cu acest coleg task-uri de tip ‘macro’ pe baza permanenta. Adica, de exemplu: taskul de a crea raportul X sau prezentarea Y pentru sedinta lunara cu echipa despre realizarile lunii anterioare sau relationarea operationala cu departamentul Business Analytics pentru preluare date sau cu Contabilitatea pentru verificarea bugetului sau orice altceva hotarati, poate fi delegat catre acest back-up/adjunct/deputy. Ce este important in cazul acestui tip de delegare este ca persoana careia ii transferatiun task permanent sa fie motivata si competenta pentru a-l prelua si in acest fel sa ‘va luati o grija de pe cap’ in siguranta. Un task permanent are nevoie de dedicare si competenta pentru a fi facut in mod repetitiv. Asadar, consultati-va cu colegul inainte de a delega. Daca nu aveti un back-up oficial, puteti alege un senior din echipa.

4. Delegarea prin ….palnia delegarii
Palnia delegarii este un instrument pentru delegare, corelat cu management-ul timpului si cunoasterea exacta a competentei celui caruia ii delegati. Cand taskul este URGENT, atunci delegam cu exactitate Planul prin care se va indeplini sarcina. Astfel, colegul va ‘executa' pentru ca nu este timp pentru explicatii. Se poate aplica in cazuri critrice (rapoarte, prezentari, grafice cerute din scurt de catre client/management, situatii de urgenta in companie – foc, apa, alte alerte etc). Insa aici este nevoei de incredere mare in persoana careia delegate task-uri urgente pentru a fi siguri ca este capabil sa duca la bun sfarsit ce ati cerut. Cand aveti mai mult timp la dispozitie, delegati Metoda adica ii spunem colegului ca ‘trebuie sa faci asta. Iti poti planifica singur pasii.’ La si mai mult timp disponibil si o competenta buna putem delega Rezultatul. Adica spunem: 'Avem nevoie de asta. Iti poti alege singur modul in care ajungi acolo.’ Cand cel caruia i se deleaga are un nivel de competenta si senioritate ridicat delegam Criteriul. Adica vom spune :’Rezultatul tau trebuie sa satisfaca aceste criterii (de ex. complianta 100% si buget maximum 95%, sau prezentare despre practica competitiei in domeniul postarilor on-line in conditiile respectarii eticii si GDPR etc). Restul tine de tine.’ In conditii deosebite, pentru nivele de senioritate foarte mare, se poate delega Scopul. Adica: ‘Poti decide singur asupra rezultatului. In orice caz, trebuie sa serveasca acestui scop’ (de exemplu catre HR Director: 'sa ne asiguram ca avem reputatie de bun angajator pe piata'.)

Concluzie
Delegarea este un instrument foarte folositor managerului, celui caruia i se deleaga dar si organizatiei. Trebuie insa multa atentie pe parcurs astfel incat sa obtinem motivatie, angajament autentic si dezvoltare personala si profesionala.

Daca ati gasit macar o metoda de delegare creativa pe care o gasiti aplicabila, Imi puteti scrie, ca sa ma bucur si eu 😊 anca.covaciu@mmmconsulting.ro.